אקסל היא לא מערכת לניהול תורמים

אקסל היא לא מערכת לניהול תורמים

הרבה לפני שהקמתי את Cloud for Good עבדתי בעמותה קטנה שאיסוף המידע תמיד היה בראש מעייניה. כאשר הצטרפתי לארגון כדובר ומנהל פיתוח המשאבים, קיבלתי בירושה את המטמון הארגוני. קובץ אקסל ובו כל התורמים אליהם פנתה העמותה בשש או שבע השנים האחרונות, תחומי העניין שלהם, מי יצר איתם קשר, מתי, כמה ביקשנו, כמה קיבלנו ועוד… זה היה קובץ האקסל הגדול ביותר שראיתי בחיי ומאז לא נתקלתי בקובץ דומה.  

על-פניו נראה שאקסל הוא הכלי האידיאלי לניהול הידע הארגוני. כמעט בכל מחשב מותקנת חבילת "ניהול המשרד" של מייקרוסופט, אשר כוללת בתוכה גם את אקסל. בנוסף, מדובר בכלי מאוד פשוט שכולנו מכירים, פשוט מזינים שדות ושומרים. אל תתפתו, אקסל הוא לא כלי לניהול וטיפוח קשרים! 

אקסל עובד מצוין עם מספרים אך יש לו הרבה מגבלות. כמפתח משאבים לא יכולתי לעקוב בצורה יעילה אחר מספר תרומות שנתנו תורמים לאורך מספר שנים ובוודאי שלא יכולתי להבחין בבוגר אחד הפעילויות שלנו שיכול להיות תורם פוטנציאלי. אקסל  כלי מצוין לניתוחים כמותניים אבל הוא מאגר מידע "שטוח" וככזה, הוא לא מאפשר לנהל קשרים בין מספר סוגים של מידע.  

  • נכון, ניתן להוסיף עמודות בכל פעם כדי לנהל את המידע, אבל כמה עמודות צריך כדי לקבל תמונה מלאה על התורם (או המשתתף בתוכנית, מתנדב וכדומה) שכוללת את כל שיחות הטלפון שנוהלו איתו, כל המיילים שנשלחו אליו, כל הפגישות בהן הוא היה נוכח וכל התרומות שנתן. זהו מידע חשוב, לארגון שרוצה לנהל מערכת יחסים אמיתית עם האינדיבידואל (או הקרן).
  • כאשר הארגון מוכוון איסוף מידע (כמו בארגון אליו הצטרפתי) קובץ האקסל יכול לכלול אלפי ערכים ובכך להפוך את הצפייה במידע לבלתי אפשרית.
  • אקסל לא יכול לתזכר את מפתח המשאבים או המנכ"ל לשלוח מכתב תודה כאשר מתקבלת תרומה חדשה או שהגיע הזמן לכתוב את הדו"ח עבור מענק שהארגון קיבל לפני שנה.
  • יצירת דוחות באקסל יכולה להיות מסובכת, למשל, אם נרצה לדעת מיהם התורמים שתרמו בשנה שעברה ולא תרמו השנה וגם השתתפו בכנס סיום אחת מתוכניות של הארגון.
  • מה עם אבטחה? כל מי שיכול לערוך את האקסל או לצפות בו יכול לעשות שינויים ולמחוק מידע חשוב. כמו כן, לא ניתן להגביל את הצפייה במידע הרגיש או להגן עליו.  

על חשיבות איסוף וניהול הידע הארגוני לא ניתן להכביר במילים, הזיכרון הארגוני הוא המפתח של הארגון לצמיחה. מערכת המידע הארגונית צריכה לתת מענה לכלל הצרכים הארגוניים ולא רק לניהול תורמים או מתנדבים וככזו היא צריכה להיות פשוטה לתפעול (לא מערכת שרק איש צוות אחד בארגון יודע איך להפעיל), גמישה (שיכולה לצמוח ולהשתנות ביחד עם הארגון) ומתאימה לסוג העבודה שהארגון עושה. 
מערכת כזו תעזור לארגון להשיג את המטרה שלשמה הוקם ולשרת את החברה בצורה טובה ואפקטיבית יותר.  

המאמר נכתב ע"י טל פרנקפורט, מנכ"ל חברת Cloud for Good. החברה מספקת שירותי יעוץ אסטרטגיים למלכ"רים התחום טכנולוגית הענן ומתמחה בהטמעת מערכת סיילספורס לניהול קשרים, יישומי גוגל ורשתות חברתיות. ניתן ליצור קשר עם טל פרנקפורט באמצעות הטלפון 057-945-7583 או הדוא"ל ולעקוב אחריו בפייסבוק, טוויטר ולינקד-אין.

קרדיט תמונה: http://www.freedigitalphotos.net/